timkita

Kebijakan Privasi

Berlaku sejak 9 Oktober 2026

Kebijakan ini menjelaskan bagaimana PT Abdullah Kreatif Marketing ("Perusahaan", "kami") mengumpulkan, memakai, menyimpan, dan melindungi data pribadi karyawan yang memakai aplikasi TimKita di ponsel dan di web hris.myakm.work (bersama-sama disebut "Layanan"). Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Layanan adalah sistem kepegawaian internal Perusahaan. Akun dibuat oleh bagian HRD untuk karyawan, dan tidak bisa didaftarkan sendiri dari aplikasi.

1. Data yang kami kumpulkan

a. Data kepegawaian

Nama, nomor induk karyawan, email kantor dan email pribadi, nomor telepon, alamat sesuai KTP dan alamat domisili beserta kode pos, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status pernikahan, golongan darah, NIK KTP, nomor dan masa berlaku paspor, foto profil, departemen, jabatan, jenjang jabatan, kantor, jadwal kerja, status kepegawaian, tanggal bergabung dan tanggal akhir kontrak, riwayat masa kerja, serta catatan apakah Anda dapat direkrut kembali setelah keluar. Termasuk pula dokumen karyawan yang diunggah HRD, misalnya KTP, Kartu Keluarga, NPWP, ijazah, sertifikat, kontrak kerja, dan dokumen kesehatan bila diperlukan.

b. Data gaji, pajak, dan BPJS

Gaji dan riwayatnya, tunjangan dan potongan, slip gaji, NPWP, status PTKP, metode dan perhitungan PPh 21, nomor dan kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, jumlah anggota keluarga yang ditanggung BPJS Kesehatan, serta nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik rekening untuk pembayaran gaji.

c. Data kehadiran

  • Lokasi. Lokasi perangkat (koordinat dan tingkat akurasinya) dibaca hanya saat layar absen dibuka, atau saat Anda menekan "Perbarui lokasi" atau "Coba lagi" di layar itu, lalu dikirim bersama absen Anda. Kami memakainya untuk memastikan absen dilakukan dari dalam radius kantor. Aplikasi tidak membaca lokasi di latar belakang dan tidak melacak perjalanan Anda.
  • Swafoto. Foto dari kamera depan saat absen, disimpan sebagai bukti kehadiran.
  • Data wajah (biometrik). Dari foto profil Anda, dan dari foto wajah tambahan yang didaftarkan HRD melalui menu Biometrik, server kami membuat sampel wajah: deretan angka yang menggambarkan ciri wajah, beserta potongan foto wajahnya. Saat absen, swafoto Anda dicocokkan dengan sampel itu di server kami untuk memastikan yang absen adalah Anda sendiri. Data wajah termasuk data pribadi yang bersifat spesifik dan hanya dipakai untuk keperluan ini.
  • Waktu absen menurut server dan menurut jam perangkat Anda, jarak ke kantor, catatan yang Anda tulis, dan hasil pencocokan wajah.

d. Pengajuan dan lampirannya

Cuti, lembur, reimbursement, pengajuan kehadiran, tukar shift, mutasi, dan perubahan data profil, beserta berkas yang Anda lampirkan (foto, PDF, atau dokumen lain). Lampiran foto bisa diambil dari kamera, galeri, atau berkas di perangkat, dan hanya berkas yang Anda pilih yang dikirim. Metadata yang tersimpan di dalam foto, misalnya waktu pemotretan atau lokasi yang direkam kamera, dapat ikut terkirim bersama fotonya.

e. Data lain yang dikelola HRD

Surat peringatan, aset perusahaan yang Anda pinjam, data onboarding dan offboarding, jawaban formulir yang Anda isi melalui tautan dari pengumuman (beserta berkasnya), serta pengumuman dan notifikasi yang dikirim kepada Anda.

f. Data akun, perangkat, dan log

Email login, kata sandi (disimpan dalam bentuk hash, bukan teks aslinya), bahasa pilihan, nama dan model perangkat, jenis browser, alamat IP, waktu masuk dan waktu terakhir dipakai, serta token notifikasi perangkat. Data ini dipakai untuk menjaga sesi login, menampilkan daftar perangkat yang sedang masuk ke akun Anda, mengirim notifikasi, dan menjaga keamanan Layanan.

Server juga mencatat log akses (waktu, alamat IP, akun, dan halaman atau data yang diminta) dan log audit (siapa mengubah data penting, kapan, dari alamat IP dan perangkat mana, beserta nilai sebelum dan sesudahnya), untuk keamanan dan penelusuran kesalahan.

Yang tidak kami kumpulkan

Aplikasi tidak mengakses kontak, mikrofon, maupun lokasi latar belakang; tidak memuat iklan; dan tidak memakai layanan analitik atau pelacakan pihak ketiga.

2. Untuk apa data dipakai

  • Mencatat dan memverifikasi kehadiran.
  • Memproses cuti, lembur, reimbursement, dan pengajuan lain.
  • Menghitung dan membayar gaji, serta memenuhi kewajiban pajak dan BPJS.
  • Mengelola administrasi kepegawaian.
  • Mengirim notifikasi dan email yang berkaitan dengan akun dan pengajuan Anda.
  • Menjaga keamanan akun dan Layanan, termasuk mencatat perubahan data penting.
  • Memenuhi kewajiban hukum yang berlaku bagi Perusahaan.

Dasar pemrosesannya adalah pelaksanaan perjanjian kerja, pemenuhan kewajiban hukum Perusahaan, dan kepentingan sah Perusahaan dalam mengelola kepegawaian. Data tidak dipakai untuk iklan dan tidak dijual kepada siapa pun.

3. Siapa yang bisa melihat data Anda

Di dalam Perusahaan, data hanya bisa dibuka oleh pengguna yang diberi wewenang sesuai tugasnya, misalnya HRD, bagian penggajian, atau atasan yang menyetujui pengajuan Anda.

Rekan kerja hanya melihat informasi direktori, yaitu nama, nomor induk karyawan, jabatan, departemen, kantor, dan foto profil, serta siapa yang sedang cuti hari ini. Saat Anda mengajukan tukar shift, rekan yang Anda ajak melihat pengajuan tersebut, dan saat memilih rekan tukar shift Anda melihat nama dan nomor induk rekan sedepartemen.

Kami memakai layanan pihak ketiga berikut untuk menjalankan Layanan:

  • Firebase Cloud Messaging (Google) untuk mengirim notifikasi ke perangkat. Yang dikirim adalah token perangkat dan isi notifikasinya. SDK-nya di aplikasi juga mengirim data teknis yang diperlukan untuk pengiriman notifikasi ke Google, seperti pengenal instalasi aplikasi.
  • Mailgun untuk mengirim email aktivasi akun, atur ulang kata sandi, dan perubahan email. Yang dikirim adalah alamat email, nama, dan isi email.
  • Payara, penyedia layanan transfer bank, untuk membayar gaji dan memeriksa rekening. Yang dikirim adalah kode bank, nomor rekening, nama pemilik rekening, jumlah transfer, dan keterangan periode gaji.
  • OpenStreetMap untuk menampilkan peta di layar absen. Perangkat Anda mengambil gambar peta langsung dari server OpenStreetMap, sehingga mereka menerima alamat IP Anda dan area peta yang ditampilkan.
  • Google Fonts untuk jenis huruf di web TimKita. Browser Anda mengambilnya langsung dari server Google, sehingga Google menerima alamat IP Anda.

Data juga dapat kami berikan kepada instansi pemerintah bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan, misalnya untuk keperluan perpajakan dan BPJS.

4. Tempat dan lama penyimpanan

Data dan berkas disimpan di server yang dikelola Perusahaan. Foto absen, data wajah, lampiran pengajuan, dan dokumen kepegawaian hanya bisa dibuka melalui Layanan oleh pengguna yang berwenang. Foto profil dapat dibuka oleh siapa pun yang memegang tautan langsungnya.

  • Data sesi login dihapus 30 hari setelah sesi berakhir.
  • Notifikasi yang sudah dibaca dihapus 30 hari setelah dibaca.
  • Log audit, termasuk alamat IP di dalamnya, disimpan untuk keperluan keamanan dan penelusuran. Log akses server diganti dengan yang baru secara berkala sesuai ukurannya.
  • Data kepegawaian, kehadiran, gaji, dan pengajuan disimpan selama Anda bekerja di Perusahaan, dan sesudahnya selama masih diperlukan untuk kewajiban hukum, misalnya jangka waktu penyimpanan dokumen perpajakan dan ketenagakerjaan, atau untuk menyelesaikan sengketa.

Saat hubungan kerja berakhir, akun login Anda dinonaktifkan pada awal hari kerja terakhir, dan semua perangkat yang masuk ke akun itu dikeluarkan.

5. Keamanan

  • Seluruh komunikasi antara aplikasi dan server dienkripsi dengan HTTPS.
  • Kata sandi disimpan dalam bentuk hash, sehingga tidak bisa dibaca siapa pun, termasuk kami.
  • Sesi login di aplikasi disimpan di penyimpanan aman perangkat.
  • Percobaan masuk yang gagal berulang kali dibatasi.
  • Akses dibatasi menurut peran, dan perubahan data penting dicatat.
  • Anda bisa melihat dan mengeluarkan perangkat yang sedang masuk ke akun Anda.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan memberi tahu Anda dan pihak berwenang sesuai ketentuan yang berlaku.

6. Hak Anda

Sesuai Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi, Anda berhak untuk:

  • mendapatkan informasi tentang pemrosesan data Anda;
  • melihat data Anda, yang sebagian besar tersedia langsung di menu Profil pada aplikasi;
  • memperbaiki data yang salah, melalui menu pengajuan perubahan data di aplikasi atau melalui HRD;
  • meminta penghapusan atau pembatasan pemrosesan data, termasuk penghapusan foto profil dan data wajah, sepanjang data tersebut tidak wajib kami simpan menurut hukum atau perjanjian kerja;
  • mengajukan keberatan atas pemrosesan data tertentu.

Penghapusan foto profil bisa Anda ajukan sendiri dari aplikasi. Foto dihapus setelah pengajuan itu disetujui HRD, beserta sampel wajah yang dibuat dari foto tersebut. Permintaan lain, termasuk penghapusan akun dan penghapusan sampel wajah yang didaftarkan HRD, disampaikan ke bagian HRD atau ke email di bawah. Kami akan menanggapinya dalam waktu yang ditetapkan peraturan perundang-undangan.

7. Anak-anak

Layanan ditujukan bagi karyawan Perusahaan dan tidak ditujukan bagi anak-anak.

8. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat kami perbarui bila Layanan atau peraturan berubah. Versi terbaru selalu tersedia di halaman ini, dengan tanggal berlaku di bagian atas. Perubahan penting akan kami beritahukan melalui Layanan.

9. Hubungi kami

Pertanyaan atau permintaan terkait data pribadi Anda dapat disampaikan ke bagian HRD, atau melalui email:

PT Abdullah Kreatif Marketing
Perumahan Griya Mustika 10 Gang Balong, Kec. Ngunut, Kab. Tulungagung, Jawa Timur
Email: developerptabdullahkreatifmark@gmail.com

Kembali ke TimKita